Tällä kertaa Infoworker ottaa kantaa erääseen tavallisen käyttäjän ja IT-ammattilaisen käyttöön sopivaan Windowsin mukana tulevaan apuohjelmaan, nimittäin Steps Recorderiin. Käsi ylös hep, jos tunnet tämän ohjelman entuudestaan… no niin… tämän arvasin ettei kovin moni käsi noussut.

Steps Recorderin käyttöliittymä

Miten sen saa käynnistettyä?

Steps Recorder, jonka suomenkielinen nimi on Käyttötilanteiden tallennin (onpa hauska nimi keksitty, mutta onhan se ohjelman käyttöä kuvaava) kuuluu Windowsin apuohjelmiin eli Windows Accessories ohjelmaryhmään. Ohjelman käynnistystiedoston nimi on PSR.EXE, jonka vuoksi jotkut ammattilaiset puhuvat vieläkin pee-äs-ärrästä.

Jos käytössäsi on Windows 10, niin toimi seuraavasti:

  1. Avaa Windowsin käynnistysvalikko
  2. Valitse All Apps
  3. Avaa kansio Windows Accesories
  4. Napsauta sovelluksen Steps Recorder nimeä

Tietenkin Windows 10:n käyttäjä voi avata käynnistysvalikon ja kirjoittaa suoraan ”Steps” ja kun sovellus näkyy valikossa tarjottuna ja aktiiviseksi korostettuna, niin sitten painaa suoraan Enteriä.

Käynnistysvalikkoon kirjoittaminen on monesti nopein tapa käynnistää sovelluksia Windows 10:ssä

Käynnistysvalikkoon kirjoittaminen on monesti nopein tapa käynnistää sovelluksia Windows 10:ssä

Mikäli käytössäsi on vanhempi versio Windowsista, niin paikallista Steps Recorder samalla periaatteella apuohjelmien valikosta.

Milloin sitä kannattaa käyttää?

Virheen toistuessa useasti ja kenties vielä säännönmukaisesti Steps Recorder kannattaa laittaa käyntiin ja tallentaa ne toiminnot, jotka johtavat virheeseen. Mikäli virhetilanne on täysin sattumanvarainen eikä uudelleen toistettavissa, niin silloin ohjelmasta ei ole paljoakaan riemua.

Käynnistä siis Steps Recorder ja suorita sitten ne toiminnot, jotka johtavat virhetilanteeseen.

”[Sadattelua], [Noitumista] ja [Kirjoillua]! Miksi minulle TAAS käy näin tämän kanssa? ” Tuntuuko tutulta? Tallenna vaiheet ja ota yhteyttä Help Deskiin tai Supportiin.

Mitä Steps Recorder tekee?

Ohjelma on eräänlainen kuvaruutukaappaajan, Key Loggerin ja kommentointityökalun yhdistelmä. Kun Steps Recorderissa on laitettu tallennus päälle (Start Record), niin se ottaa kuvaruutusieppauksen kustakin tilanteesta, jossa näytön sisältö on selvästi muuttunut. Kuhunkin vaiheeseen käyttäjä voi halutessaan kirjoittaa omia kommentteja. Hiiren napsautukset ja näppäimistön painallukset dokumentoidaan jokaiseen vaiheeseen mukaan.

Kun käyttäjä pysäyttää tallentamisen (Stop Record), niin pienen odottelun jälkeen käyttäjälle avautuu Steps Recorderin tuottama selainikkuna. Ikkuna on periaatteessa Internet Explorerin ikkuna ilman valikoita ja työkalurivejä ja siinä näytetään allekkaisessa järjestyksessä vaiheiden kuvaukset ja niistä otetut kuvaruutusieppaukset. Ikkunaa suljettaessa Steps Recorder kehottaa käyttäjää tallentamaan tiedostoksi vaiheittain toteutetut toiminnot. Tiedosto on .ZIP-paketti ja se sisältää vaiheiden tallennuksen MIME HTML -tiedostoksi (.MHTML) ja se on vastaanottajan helppo käsitellä riippumatta käyttämästään selaimesta.

Tilanteita tosielämästä ja käyttökokemuksia

Silloin, kun käyttäjästä tuntuu, että helppari ei ymmärrä mitä hänen kuvaruudullaan on tapahtunut vaikka kuinka sähköpostilla on yrittänyt asiaa kuvailla ja puhelimessa puhuen selittää, niin kannattaa varmaankin laittaa Steps Recorder käyntiin ja tallentaa vaihe vaiheelta mitä on tapahtunut. Toki monilla help deskeillä on käytettävissään erilaisia etähallintatyökaluja joilla voivat ottaa käyttäjän työaseman kuvaruudun omalle näytölleen tai suoraan etänä ohjata käyttäjän työasemaa virheen toistamiseksi. Mikäli sellaista ei ole ja virhe tapahtuu muulloin kuin help deskin aukioloaikaan, niin Steps Recorderilla tallennetut vaiheet on helppo tulkita jälkeenpäin.

Eräälle asiakkaalle näytin Steps Recorderin käytön erään projektipalaverin yhteydessä, kun olivat törmänneet sovelluksen bugiin. Yrittivät kuvailla miten virhe syntyy ja mitä virheilmoituksessa luki sanomatekstinä, mutta heidän hyvästä yrityksestä huolimatta en päässyt perille virheen olemuksesta – saati että olisin osannut itse sen toistaa. Seuraavana päivänä heiltä tuli sähköpostiviesti, jossa oli bugin aiheuttama tilanne .ZIP -tiedostoon tallennettuna vaiheina. Tiedoston avaamisen jälkeen tajusin välittömästi miten virhe tulee esiin ja keksin syyn virheen muodostumiselle.

Toinen asiakas puolestaan totesi, että Steps Recorderilla hän voi tehdä pikaohjeita käyttäjille jonkun sovelluksen tai järjestelmän käyttöön liittyvistä vihjeistä. Niin voi tehdä. Mikäli Steps Recorderin ottamien kuvaruutusieppausten karkeahko resoluutio ei haittaa eikä riesaa ole siitäkään, että kuvaruutusieppaukset ovat aina koko näytöstä, niin kaikin mokomin tekemään ohjeita käyttäjiä varten.

Varoituksen sanat

Ei mitään niin hienoa etteikö jotain huomautettavaakin: mikäli tietokoneessasi on yhdistettynä useita näyttöjä, niin Steps Recorder ottaa kuvaruutusieppauksen kaikista näytöistä samanaikaisesti. Tämä voi johtaa tallennetun .ZIPin lähettämisen yhteydessä tahattomaan tietojen paljastumiseen.

Vasemmalla primäärinäyttö, jossa ongelmia aiheuttava virhe tapahtuu Excel-sovelluksessa ja oikealla sekundäärinäyttö, jonka sisältönä jotain typerää asiaan liittymätöntä kuvasisältöä.

Vasemmalla primäärinäyttö, jossa ongelmia aiheuttava virhe tapahtuu Excel-sovelluksessa ja oikealla sekundäärinäyttö, jonka sisältönä jotain typerää asiaan liittymätöntä kuvasisältöä.

Ongelma on helppo ratkaistava – sulje tai ainakin pienennä tehtäväpalkkiin ne sovellusikkunat, joilla ei ole vian selvittämisen kannalta mitään merkitystä. Ainakin silloin ikkunat on syytä poistaa näkyvistä, jos niissä on luottamuksellista tai salassa pidettävää sisältöä. Tästä huomiosta kiitokset Petrille ja Kaisalle!

Loppulausahdus

Käsi ylös hep, jos tämä oli uutta? Toinenkin käsi ylös, jos aiot kokeilla Steps Recorderia käytännössä? Nouse seisomaan, jos aiot vielä tänään mennä esittelemään tätä hienoutta työkaverillesi? No niin, lepo vaan ja käy istumaan. Kädetkin saa laskea alas.

Mahdat miettiä, että onko tämä joku Windows 10:n mukanaan tuoma uusi ominaisuus? Eipä ole. Tämä on ollut jo aikaisemmassa Windowsissa 8.1 ja sitä ennen Windows 8:ssa. Ensimmäisen kerran Steps Recorder esiteltiin käyttäjille Windows 7:ssä ja sehän julkaistiin jo lokakuussa 2009. Tosin Windows 7:ssä tämä apuohjelma oli nimeltään Problem Steps Recorder ja siitä tuleekin IT-ammattilaisten käyttämä nimitys PSR. Ohjelmalle ei ollut vielä tuolloin käynnistyskuvaketta Windowsin käynnistysvalikossa, vaan Problem Steps Recorder piti käynnistää Windowsin Control Panelin (Ohjauspaneeli) kautta.

Infoworker suosittelee virheen selvityksen ja vianmäärityksen apuvälineeksi Steps Recorderia. Voihan sitä käyttää myös vaikka dokumentointivälineenä tehdessään ohjelmistoasennuksia. Tai kuten jo aiemmin mainittiin, niin ohjeistuksen laatiminen kuvien kera onnistuu oikein hyvin. Mukavaa työviikon jatkoa!

PS.: Mitä tapahtuikaan kolmannen kuvan virhetilanteessa? Se selviää oheisen linkin kautta avautuvasta .ZIPistä, jossa vaiheet yksi kerrallaan tallennettuina.

Blogin esimerkki