Ensimmäinen intranet-kokemus

Muistatko vielä ensimmäisen käyttämäsi intranetin? Missä työpaikassa olit, kun siellä otettiin käyttöön intra ja mikä olikaan vuosi? Olen ollut miltei koko urani niin pienikokoisten yritysten palveluksessa, että minulla intranetin käyttökokemukset alkavat vasta 2000-luvun puolelta. Asiakkailla kylläkin intranetit ovat tulleet vastaan jo 1990-luvun lopulla. Saattoipa olla vuosi 1997, kun erään suuren vakuutusyhtiön käyttäjiä koulutettiin uuteen sähköpostiohjelmaan nimeltään Outlook ja siinä koulutuksessa ohimennen näytettiin osallistujille jotain sisältöä heidän intrastaan. Se jäi elävästi mieleen, kun kurssilaiset sanoivat, että intrassa on syytä käytä useampi kerta päivässä, että kestää perillä siitä mitä on tekeillä. Ajatelkaa – vuosi oli 1997. Selitys tälle väitteelle oli se, että tuolloin heidän intranetin etusivulle julkaistiin päivittäin 20-30 uutista, jotka liittyivät itse yritykseen, sen asiakkaisiin, asiakkaille tarjottaviin palveluihin ja niin edelleen. Työntekijöiden mielestä uutisten seuraaminen oli hyvä juttu ja syy käydä pitkin päivää intrassa silloin tällöin katselemassa mitä uutisoidaan.

Aktiivinen/passiivinen

Käytkö työpaikkasi intrassa – jos sellainen kerran on olemassa – päivittäin vai viikoittain? Vai käytkö edes kerran kuussa? Onko intranetin killeriapplikaatio luonasravintolan ruokalista? Monissa intraneteissä vallitse valitettavasti syvä pysähtyneisyyden tila. Sinne on joskus alkuinnostuksen aikana jotain tuotettu, mutta sen jälkeen ei. Uutta sisältöä ei ole ja sinnikkäimmätkin, hyvän voittoon uskovat käyttäjät ovat jo aikaa sitten lopettaneet intranetin käytön. Silloin tällöin joku intranetin olemassa olon muistava käy sitä lukemassa. Vähän siis kuten oheinen satiiriuutinen antaa olettaa jossain tapahtuneen:

Lähde: Uutissirkus

Viestintäosaston työkalu

Oletko koskaan pysähtynyt miettimään intranetinne sisällöntuotantoprosessia? Onko niin, että muutamat viestintäosasto nimetyt intranet-toimittajat tuottavat julkaistavan sisällön intraan ja sitten työntekijät vain käyvät lukemassa viestinammattilaisten tuotoksia? Vai onko niin, että kuka tahansa työntekijä voi tuottaa muiden työntekijöiden luettavaksi uutisia, artikkeleita, blogeja, tuote- ja palvelukuvauksia, asiakastarinoita, yms.

Monessa suuryrityksessä intranet on kovin staattinen kaikille suunnatun uutisoinnin, ohjeistuksen ja dokumentaation keskitetty siilo, jossa sisällön tuottaa ja siitä vastaa lukumääräisesti pieni joukko ammattilaisia ja muu ”suuri massa” käy sitten lukemassa julkaistun sisällön. Vuorovaikutuskanava usein on sivun alatunnisteessa oleva linkki ”Lähetä palautetta webmasterille”. Näin edelleenkin monessa suuryrityksessä tapahtuu.

Kuinka on teidän intranetin laita? Onko vuorovaikutteisuus sitä, että työntekijät pääsevät kommentoimaan uutisia ja tykkäämään niistä? Voiko intranetin käyttäjä antaa intran sivulle nollasta viiteen tähteä sen perusteella mitä hän piti sivun sisällöstä? Pääseekö työntekijä jakamaan intrasta löytämänsä sisällön sähköpostin tai yrityksen käyttämän pikaviestipalvelun kautta muille käyttäjille, joiden hän arvelee hyötyvän löydetystä tiedosta? Onko teidän intraan sisällytetty työryhmätoiminnallisuuksia jolloin käyttäjä voi jossain työryhmätyökalussa tuottaa dokumentin ja julkaista tuotoksensa intranetin kautta muiden työntekijöiden ulottuville?

Tekniikka taustalla

Miten työpaikkasi intranet on toteutettu? Koodaako joku html-sivuja webbiserveriin ja onko päästy jo php:n tasolle? Vai kukkuuko intranetinne alustaja joku julkaisujärjestelmä? Onko pohjalla WordPress? Vai Episerver? Sitecore, Drupal, SharePoint vai Confluence? Tai joku muu julkaisujärjestelmä?

Entä miten on ulkonäön laita? Onko visuaaliseen ilmeeseen satsattu brandin tukemiseksi vai käytetäänkö vain jotain vakioteema tai netistä ladattua ulkoasupaketettia? Miten sujuvaa on viestintäosaston ammattilaisen tuottaa hyvin aseteltua ja ulkonäöltään helppolukuista sisältöä? Vai pitääkö uutisen toimittajan osata viestintätaitojen lisäksi jotain web-sovelluksen koodikieltä?

Palveleeko teidän intranet tietotyön tekemistä vai onko se vain pakollinen paha firman tuottaman sisällön pohjattomana siilona?

Osallistu ja anna äänesi kuulua

North Patrol Oy on suomalainen asiantuntijayritys, joka auttaa asiakkaitaan neuvonantajana löytämään parhaan ratkaisun verkkopalveluiden kehittämisprojekteissa. North Patrol on jälleen huhtikuussa käynnistänyt selvitystyön intraneteistä Suomessa vuonna 2016. Viimeksi tällainen intranetien kuntoa ja kelpoisuutta luotaava tutkimus on pidetty kaksi vuotta sitten. Jos mahdollista, niin osallistu North Patrolin selvitykseen ja saat selvitystyön valmistuttua myös henkilökohtaisen raportin selvityksen tuloksista.

Osallistu tähän tutkimukseen, niin saat ensimmäisten joukossa intranetejä Suomessa luotaavan raportin ja pääset vertailemaan miten teidän työpaikan intranet suhtautuu muiden vastaajien vastaaviin palveluihin. Samalla näet trendejä millaiseen suuntaan intranetit ovat kehittymässä. Jos toimenkuvasi ja työtehtäväsi liittyvät intranetin kehittämiseen, ylläpitoon ja sisältöjen tuottamiseen, niin tähän 15-minuuttiseen webbikyselyyn kannattaa ilman muuta vastata.